[CENTER]بسم الله الرحمن الرحيم
[RIGHT]حضرة الأخ الكريم / أبو ريان
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
اطلعت على ما تفضلتم به من ملاحظات واقتراحات قيمة حول خدمة البريد الممتاز، وإنه من دواعي سروري تلقي مثل هذه الملاحظات خاصة إذا أتت من المنتسبين للخدمة البريدية مما يجعلها بعيدة عن الانطباعات أو النقل عن آخرين وتقترب أكثر إلى الملاحظات التي تدعمها الممارسة والخبرة.
أخي أبو ريان، أقدر لكم كثيرا حرصكم على كل ما من شأنه تطوير وتحسين خدمة البريد الممتاز التي تواجه فعلا منافسة حادة من مقدمي الخدمة من القطاع الخاص مما يستلزم تطويرها وجعلها قادرة على المنافسة والحصول على حصة أكبر في سوق النقل السريع للوثائق والطرود، وهذا هو جوهر المهمة التي أرجو من المولى عز وجل أن يعيننا جميعا على النهوض بها وتحقيق تطلعات قيادة المؤسسة وعلى رأسها معالي الرئيس الذي لا يدخر وسعا أو دعما لهذه الخدمة.
أما بشأن ما تفضلتم به من أن موظفي القبول يرفضون أي بعيثة معنونة إلى إسم ورقم هاتف فقط وهو ما تقبله الشركات الأخرى، أود أن أبين لكم أن موظفي البريد الممتاز في مكاتب المورد يواجهون مصاعب جمة في إيصال أي رسالة لم تعنون إلى عنوان كامل يوضح مكان الإقامة أو العمل مع أرقام الهاتف سواء الثابت أو الجوال حتى يتمكنو من الاتصال بالمرسل إليه عند الحاجة إلى مزيد من الإيضاح أو في حالة عدم تواجده في العنوان المعطى. إلا أن التعليمات المبلغة إلى جميع مكاتب البريد الممتاز والوكالات واضحة في عدم رفض البعيثة إذا أصر المرسل منه على قبولها إعتماد على رقم الجوال أو أن المرسل إليه سيراجع مكتب المورد لاستلامها، مع بيان أنها قد تتعرض للتأخير نتيجة نقص العنوان وأن هذا خارج مسئولية البريد.
إن تحليل التقارير التي ترد إلى الإدارة يوميا من جميع مكاتب البريد الممتاز والتي تبين البعائث المتعثر توزيعهاتبين بوضوح أن نقص العنوان هو السبب الرئيسي للتعثر خاصة أن كثيرا من المرسل إليهم تظل هواتفهم النقالة مغلقة إلى وقت متأخر، وكما تعلمون أن الموزيعن يجب أن يخرجو للتوزيع في وقت محدد ليتمكنو من تسليم البعائث في وقت ملائم للعملاء.
خلاصة القول أن موظفي البريد الممتاز يؤكدون على أهمية توفير عنوان كامل يمكن من تسليم البعيثة بسهولة وفي الوقت المحدد حتى لايؤثر التأخير سلبا على معايير الخدمة، إلا أنهم يقبلون البعائث المعنونة إلى أسماء وأرقام هواتف لكن تحت مسئولية المرسل منه علما أن جميع مكاتب البريد الممتاز مزودة بخطوط هاتفية فيها خاصية الصفر الداخلي لتسهيل عملية الإتصال بالعملاء وتحديد أماكن إقامتهم أو عملهم.
لقد تم مؤخرا البدء في تقديم الخدمة للشركات والمؤسسات العامة والخاصة وفق نظام العقود والتي توفر العديد من المزايا كالدفع الآجل للرسوم ومنح تخفيضات مقرونة بحجم الخدمة وعملية الإلتقاط وغيرها من الخدمات التي تقدمها الشركات المنافسة. ومن ذلك ما يتم تقديمه لمكاتب الاستقدام في المدن الرئيسة والتي وفقناولله الحمد في استقطاب العديد منها، والعديد من العملاء الآخرين.
إن عملية التحول لا تتم بين يوم وليلة لكن تعاون الجميع يسرع ولا شك في اختصار الزمن المطلوب، فقد تم ولله الحمد تشغيل نظام البريد الممتاز الجديد والذي يوفر العديد من المزايا لعل أهما خدمة تقفي الأثر عن طريق الإنترنت فعملاء البريد الممتاز الآن بإمكانهم متابعة شحناتهم من خلال موقع المؤسسة على الشبكة وستكون الخدمة شاملة بإذن الله بعد اكتمال ربط كافة المناطق، كما تم البدء في الريط الدولي حتى يتسنى للعلاء معرفة مصير بعائثهم في بلد المورد وكذلك من يرسل بعيثة من أي دولة إلى المملكة سوف يستطيع معرفة مصيرها من موقع إدارة بريد الإرسال. Full Track& Trace. كما تم تشغيل نظام الرد الآلي للاستعلام عن بعائث البريد الممتاز وهي من الخدمات التي يقدمها الرقم المجاني للمؤسسة 8001244242
لقد تم التأمين على جميع شحنات البريد الممتاز لدى واحدة من أكبر شركات التأمين المحلية وسيتم ربما من الأسبوع القادم بإذن الله تقديم خدمة ( مضمون ) التي توفر التأمين على المستندات حتى عشرة آلاف ريال وعلى الطرود حتى 35000 ريال وذلك برسوم رمزية تعد هي الأدنى في السوق بينما الحد الإئتماني هو الأعلى في السوق.
في إطار جهود الإدارة إلى تلمس احتياجات العملاء، سيتم خلال الأيام القليلة القادمة أيضا البدء في تقديم خدمة ( نفس اليوم ) للعملاء حيث بدأ تقديمها على أساس تجريبي بعد أن تم تجهيز كافة متطلباتها من مغلفات خاصة وجداول نقل .... إلخ وهي تقدم خدمة التوصيبل والتسليم قبل العاشرة مساء إذا تم إيداع البعيثة قبل العاشرة صباحا.
وفي إطار الجهود الرامية إلى تكثيف توعية العاملين، أعدت الإدارة دليلا شاملا للخدمة يتضمن كافة العمليات والنماذج والشروط التي تحكم الخدمة وهو في المراحل النهائية من الطباعة وسيتم توزيعة على جميع العاملين قريبا، هذا إضافة إلى تكثيف التدريب النوعي للعاملين حيث تم تدريب مجوعة من العاملين في قطاع خدمة العملاء بالإدارة ومكاتب الرياض وجدة والدمام في برنامج المعايير الدولية لخدمة العملاء مؤخرا.
إننا وزملاءنا ندرك جيدا حجم المنافسة في سوق الخدمة وأهمية المحافظة على عملائنا وكسب المزيد منهم إلا أن المهمة كبيرة ولن تنجز إلا بتظافر جهود الجميع، ومن خلال هذا المنتدى الرائع أطلب من جميع العاملين في المؤسسة بشكل عام والبريد الممتاز بشكل خاص وأكيد الحرص على تقديم الخدمة بمعايير عالية وفق أسس تجارية فعليا وليس بالشعارات وليكن هدنا دائما ( أد العمل بشكل متقن وصحيح من أول مرة ) فمن خلال خبرتي الميدانية فإن فرز أو قيد أو توجيه البعيثة بشكل غير دقيق إتكالا واعتماد على أن غيري سيتولى التصحيح هو ما يؤدي إلى ضياع الجهود وتكرار معالجة البعيثة الواحدة مرات عدة وبالتالي ضياع الوقت بدلا من إنجاز عملية أخرى.
وفقنا الله جميعا إلى مافيه خير هذا البلد العزيز . وتقبلوا خالص تحياتي.
أخوكم
عبد الرحمن الجساس
مدير عام البريد الممتاز والطرود
