الأخ وادي السليكونالمشاركة الأصلية كتبت بواسطة وادي السليكون
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أشكر لك عبارات الترحيب والإطراء التي آمل أن أستحقها، وسأحاول بإيجاز التعليق على بعض ملاحظاتك وتساؤلاتك.
* بالنسبة للمكافئات فقد سبق التوضيح في رد سابق أننا انتيهنا من وضع المعايير والآلية ( تنظيم ) لها وهي تشمل الموزعين وموظفي الشبابيك وبعض الأعمال الأخرى وستطبق مرحليا بداية بالمدن الرئيسة ومتى ثبتت دقتها وفاعليتها ستعمم بإذن الله، ولمزيد من التوضيح، فإن الهدف منها تحسين جودة الخدمة في أهم عمليات البريد الممتاز وتشجيع المتميزين من خلال مجموعة من الحوافز المادية والمعنوية، إذ تشمل مكافئات مالية مرتبطة بالأداء، وبرامج للتدريب الخارجي تمهيدا لتقلد مهام أعلى، وشهادات تقدير وأنواع أخرى من الحوافز. فمثلا الموزع الذي يحافظ على أداء متميز على مدار الشهر من حيث عدد البعائث التي يوزعها يوميا مقارنة بزملائه في نفس المجموعة، وقلة المعادات وإعادة بيانات أو جهاز التسليم عند نهاية دورة التوزيع وكذلك إعادة سيارة التوزيع ...فهذا الموزع يجب أن يحظى بالمكافئات، كذلك حوافز المبيعات على الشباك، فقد صممت لتراعي عدة أمور كاستيفاء شروط القبول بدقة وأهمها العنوان الكامل الذي يمكن مكتب المورد من إيصال البعيثة للمرسل إليه دون الحاجة للإتصال به لمزيد من التوضيحات، كذلك نسبة المبيعات وبخاصة نسبة مبيعات الخدمات ذات القيمة المضافة كخدمة مضمون واليوم التالي ... إلخ كلها معايير تمت مراعاتها عند تصميم نظام الحوافز.
* بالنسبة للزي الموحد، فقد تكرر السؤال عنه من أكثر من متداخل لذلك سأوضح أهم النقاط في هذا الموضوع:
من حيث المبدأ، ومراعاة لمتطلبات الأمور التشغيليلة من سهولة الحركة للعاملين في أقسام العمليات كفتح الإرساليات الواردة أو التوزيع ... ومن حيث توحيد هوية مقدم الخدمة، فإن ارتداء العاملين وعلى وجه الخصوص في الأعمال الميدانية والتشغيلية مسألة هامة والأمر ليس بالجديد في القطاعات المشابهة العامة والخاصة.
من حيث النوع أو اللون، فقد مرت العملية بعدة مراحل، ففي مرحلة سابقة تم تأمين الزي في بعض المكاتب بطريقة أخذ المقاسات والتفصيل وواجهنا عدة عقبات تنفيذية من حيث المقاسات وتواجد الموظفين في أوقات محددة لأخذها من قبل المتعهد وحتى عندما طلب مراجعة المتعهد لم يقم البعض بذلك... في مرحلة ثانية فكرنا في طريقة مبسطة ومتبعة في بعض الشركات وهي تأمين قمصان ذات مقاسات متعارف عليها ( صغير S، متوسط M .... ) وتحديد نوع البنطال والحذاء وترك اختياره وتأمينه للموظف وبالذات أنها من أنواع بسيطة غير مكلفة. كما جرى التنسيق مع المدراء الإقليمين للبريد الممتاز الطرود على آلية لتحديد أثمانها وطريقة دفعها لمن يرغب.
عندما تم اختيار هذه الطريقة،قامت إدارة التسويق والمبيعات بتأمين عدة عينات وبألوان مختلفة، وقد قام مدير التسويق ومعه زميلين آخرين بارتداء هذه العينات وزيارة البريد الممتاز بالرياض لأخذ رأي العاملين في اللون المناسب وقد كان رأي الأغلبية هو اللون الأبيض للعاملين داخل المكاتب والبرتقالي للموزعين خاصة أنه يتناسب مع ألوان شعار البريد الممتاز ومنسجم مع أجزاء الزي الأخرى. لكن إذا ثبت عدم ارتياح الأغلبية للون فلا يوجد ما يمنع من النظر فيه مستقبلا.
من حيث عدد القطع لكل موظف وشكوى البعض من أنه تم تأمين قطعة واحدة، فقد تم الأسبوع الماضي تأمين قطعتين لكل موظف وتم توزيعها على الإدارات الإقليمية وجاري توزيعها على العاملين.
* فيما يخص أوقات القبول وبقاء بعض البعائث للفترة التالية أو اليوم التالي، التعليمات المتكررة أن رحلات التجميع من المكاتب والوكالات يجب أن تكون مناسبة لمواعيد تكوين الإرساليات والرحلات المغادرة على أنه يجب تنفيذ دورة تجميع تبدأ بعد الثانية والنصف ظهرا لتجميع ما بقي من الفترة الصباحية وأخرى تبدأ بعد التاسعة مساء لتجميع كل ما تم قبولة حتى نهاية الفترة المسائية وضمان عدم بقاء أي بعيثة لليوم التالي، لذلك فإن أقسام الصادر في البريد الممتاز تعمل حتى الحادية عشرة ليلا لضمان استلام وتصدير كل ما قبل أثناء يوم العمل، وإذا كان هناك أي ملاحظات على هذا الموضوع فيمكن التواصل مباشرة مع الإدارة الإقليمية أو إدارة العمليات بالإدارة العامة.
* بالنسبة لمعاينة وفسح الطرود البريدية، فإن قواعد وإجراءات الرقابة البريدية والمحاظر المنظمة لهذا الموضوع مع الجمارك السعودية، تؤكد على أن إجراءات المعاينة والترسيم تتم في أقرب مكتب للمرسل إليه، لذلك فإن الطرود الدولية الواردة إذا كانت تخص مكتب آخر فيه مكتب جمركي، فإنها توجه مباشرة للمكتب الأخير داخل إرسالية خاصة ووفق إجراءات متفق عليها. وما أشرت إليه، إن كان قد حدث، فهناك خطأ ما.
كذلك مسألة إعادة تغليف الطرود بعد المعاينة الجمركية، هناك إجراءات وضوابط متفق عليها تحتم وضع ختم جمركي بعبارة محددة حسب الحالة، بحيث يكون جزء منه على شريط الغلق والجزء الآخر على غلاف الطرد وبهذا تنتفي الحاجة إلى أشرطة مرقمة. المهم في الأمر هو دقة التنفيذ وفق التعليمات والضوابط الموضوعة، ولمن يرغب من العاملين في أقسام الطرود في الحصول على مزيد من التعليمات والإجرءات التنفيذية فيمكنه التواصل مع الإدارة الإقليملية التابع لها أو إدارة العمليات في الإدارة العامة.
* إعادة الطرود الهندية بحجة عدم استيفاء نموذج وصف المحتوى، هذه الخدمة تقدم عن طريق شركة توزيع خاصة في الهند، لذلك لها شروط مختلفة عن الطرود العادية الأخرى، فوصف المحتوى الموجود في النموذج CN72 غير كاف حسب إجراءات الفسح السريع المتفق عليها مع الشركة، وعلى هذا الأساس تم تأمين نموذج خاص لوصف المحتوى، إلاّ أن المعاناة اليومية نتيجة تعثر الفسح الجمركي في مطار المورد نابعة من عدم التزام بعض موظفي القبول بتعليمات القبول وأهمية التأكد من أن المحتويات مطابقة لما هو مدون في نموذج الوصف وأن هذا النوذج مستوفى حسب الأصول وباللغة الإنجليزية.... فكثيرا ما تكتب بيانات مخالفة للمحتويات من حيث النوع أو العدد أو القيمة، أو يستوفي النموذج باللغة العربية أو لا يرفق أصلا مما يعيق عملية تسليم الطرد وبالتالي إعادته.
* بخصوص اقتراحك تجربة افتتاح مكاتب في المجمعات، فهذا الموضوع في مراحل متقدمة بالتنسيق مع المؤسسة حيث تتجه النية لفتح مكاتب تقدم خدمات متكاملة في المجمعات التجارية الكبيرة.
رد مع اقتباس