السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أخي الكريم ( وادي السليكون )
طرحت موضوع جيد بشأن عدم توحد بعض الإجراءات في المكاتب البريدية, وبينت لك السبب بكل وضوح ..
والحالة التي ذكرتها لزميلك وكانت سبب لكتابتك للموضوع بشأن إعادة مراسلات احد العملاء بعد انتهاء مدة اشتراكة في صندوق البريد .. فأعتقد أن زميلك لم يبين للعميل بشكل جيد سبب أعادة البريد .. وبصراحة لا أرى أي داعي لتذمر زمليك إذا فعلاً الصندوق انتهت مدة اشتراكة فهم لم يقوموا الآ بتنفيذ الإجراء الصحيح ؛
وللعلم أخي الكريم قبل انتهاء مدة الاشتراك في الصناديق البريدية
ب ( 15 ) يوما يرسل للمشترك إشعار يفيد بذلك ويطالبة بالسداد, وإذا لم يسدد رسوم الاشتراك يعطى مهلة (30 ) يوما للسداد .
وإذا لم يسدد خلال هذه المهلة يعطى مهلة أخيرة لمدة (30 ) يوما مع غلق الصندوق
فأن حضر المشترك خلال المدة الأخيرة ورغب في تجديد اشتراكة فيمكن له ذلك
ولكن المهم أن البريد الوارد له سواء عادي أو مسجل, من الطبيعي إعادتة خلال هذه المدة لأنة تجاوز مدة الحفظ النظامية.
وجميع المشتركين على علم بهذه الإجراءات ووقعوا عليها في عقد الاشتراك بالصناديق البريدية , ولذلك ليس من حق العميل المطالبة بالبريد المعاد .. والآ سوف نظطر في المكاتب البريدية لتوفير مكاتب إضافية تخصص فقط لحفظ البريد الغير مستلم والمتراكم للعملاء لأشهر طويلة حتى يتكرم المشتركين ويقومون باستلامة!
ومن المهم جدا الآ نبحث عن مبررات عن أخطائنا أو عدم تنفيذنا لإجراءات وأنظمة العمل الصحيحة, فالأنظمة والإجراءات كما ذكرت لك موحدة وواضحة وسهلة التنفيذ, ولكن الخلل الحقيقي في عدم تنفيذها بكل صراحة من بعض الزملاء ..
ويجب أن نعمل على تصحيح هذا الخلل بشكل جاد وسريع وأن يكون للجميع وعلى وجه الخصوص المدراء التنفيذيين في المكاتب الأمامية دور كبير في الإشراف والمتابعة والتوجية للعمل على تطبيق جميع إجراءات العمل .. وهذا ما يحقق توحيد الإجراءات ويجعل جميع المكاتب البريدية تؤدي العمل بطريقة صحيحة وموحدة .
وأدرك أخي الكريم كثير من المتاعب التي يواجهها الزملاء في صالات الصناديق البريدية أومن بعض العملاء, ولكن بقليل من الصبر والتعامل بلباقة مع عملائنا عند استقبالهم والرد على استفساراتهم, وتوعية بعضنا البعض كزملاء بالإجراءات الصحيحة وتكاتفنا لتحقيق المصلحة العامة يساهم بشكل كبير في الحد من كثير من الأخطاء وتقديم خدماتنا بشكل جيد, وهذا ما يجب أن نسعى إلية جميعا ليكون للجميع المساهمة في رقي المؤسسة.
اكرر شكري وتقديري لك أخي الكريم ( وادي السليكون ) على الطرح الجيد لمناقشة هذا الموضوع الهام ..
ونسأل الله التوفيق للجميع
رد مع اقتباس