أتمتة المنشآت (بين النظرية والتطبيق)



د. سليمان التركي
مقدمة:
كلمة أتمتة أو ميكنة المعلومات هي ترجمة للكلمة الإنجليزية (Automation)، حيث تعنى - بطريقة مبسطة - ربط وتكامل جميع موارد المنشأة لتسيير العمل بشكل آلي منظم. وتشمل الأتمتة الجزء المعرفي المكتسب من قبل الموظفين خلال عملهم في المنشأة أو الدورات التدريبية التي تحملت المنشأة تكاليفها. ولكن المشكلة هي أن الموجود حالياً في سوق بيع التقنية والبرامج مختلف بالكامل عن المفروض عمله أو حتى استخدامه.


واقع أتمتة المنشآت:

هناك الكثير من سوء الفهم لدى المنشآت عن المفهوم الحقيقي لأتمتة المعلومات، حيث نجد أن بعض الشركات تظن بأن الأتمتة هي أن تجعل وسيلة الاتصال بالشركة عن طريق البريد الإلكتروني وطباعة وكتابة وتبادل الخطابات آليًا، بينما هناك بعض المنشآت التي لديها مفهوم أوسع وأكثر تطوراً من ذلك، بحيث يتم ربط كل من نظام القوى العاملة، نظام المخزون والنظام المالي فيما يسمى ب (نظام إدارة (تخطيط) موارد المنشأة) (Enterprise Resource Planning {ERP}). وكلا المثالين لا يطبقان أتمتة المعلومات بشكل شامل.


نظرية أتمتة المنشأة:

إن أهم خطوة في الأتمتة هي وضع هدف (أو أهداف) واضح للمنشأة، بحيث تكون إعادة هندسة إجراءات العمل متفقة مع هذا الهدف. كما يجب أن يكون هذا الهدف مرجعاً لكل إجراء إداري يتم داخل المنشأة. وتجدر الإشارة إلى وجوب أخذ إدارة واحدة من المنشأة لتطبيق أتمتة متكاملة لها، وهذا له عدة فوائد منها:

1- تعريف منسوبي المنشأة بالمشروع وأهميته.

2- التعرف على طريقة وعادات عمل المنشأة، بحيث تقل الصدامات الإدارية عند تطبيق الأتمتة على مستوى كامل المنشأة.

3- تكوين فريق عمل من المنشأة يستطيع قيادة مشروع الأتمتة من الداخل وليس من خارجها.

4- إعداد نموذج كامل للمشروع لمعرفة العقبات والمشاكل الممكنة عند تطبيقه على مجمل الإدارات.

وبعد اتخاذ الإجراءات السابقة، وتوفر ميزانية كافية، والتزام قوي لمشروع الأتمتة، يتم اختيار نظام مناسب من احد نظم إدارة تدفق العمل (Workflow Management System). فهذا النظام سوف يسمح للمنشأة باستغلال جميع الموارد المتوفرة لها بشكل متكامل، كما يربط العمل بين جميع أقسام وإدارات المنشأة.


كلمة أخيرة:

أتمتة المعلومات مطلب رئيس عند الرغبة في تحول المنشأة إلى منشأة إلكترونية بحسب نشاطها. كما ان تطبيق الأتمتة لا يعتبر نهاية المشروع ولكنه بداية الطريق، حيث إنه لابد للمنشأة أن تراجع إجراءات العمل بشكل مستمر، وذلك لتتمكن من مواكبة التغييرات الخارجية المؤثرة على أهداف المنشأة، وملاحظة المستحدثات التقنية المتغيرة حتى تتمكن من استغلال الموارد المتوفرة بصورة أفضل.