عقد الاجتماع الثامن عشر للجنة التوجيهية للبريد لدول مجلس التعاون يومي الثلاثاء والأربعاء 3-4 ابريل 2007 م بمدينة الدمام بالمملكة العربية السعودية .
وقد ترأس الاجتماع معالي الدكتور محمد صالح بن طاهر بنتن رئيس مؤسسة البريد السعودي ورئيس وفدها كما حضر الاجتماع ممثلون عن جميع الدول الأعضاء , وبعد الاطلاع على مشروع جدول الأعمال المعد من قبل الأمانة العامة والذي تم إقراره في ضوء أوراق العمل والمرئيات المقدمة من الدول الأعضاء تم استعراض الأتي :
أولاً العرض المقدم من المؤسسة العامة للبريد :
اطلعت اللجنة على العرض الذي تقدمت به المؤسسة العامة للبريد بدولة قطر حول موضوع ( استكشف قطر) وقد أشاد المجتمعون بما ورد به من معلومات قيمة وتمنوا لدولة قطر المزيد من التقدم والازدهار.
ثانياً شركة نقل بريدي خاصة (logistics ) بدول المجلس :
اطلعت اللجنة التوجيهية على توصيات الاجتماع الثاني لفريق عمل إنشاء شركة نقل بريدي خاصة (logistics ) بدول المجلس الذي عقد بتاريخ 5 – 6 سبتمبر 2006 م بمقر الأمانة العامة , وتوصي اللجنة التوجيهية بما يلي :
1- الموافقة على اختيار شركة ( بوز الن هاملتون) لإجراء دراسة الجدوى الاقتصادية من إنشاء شركة النقل البريدي (logistics ) وفقاً للنصوص التفويضية التي أعدت من قبل فريق العمل في اجتماعه الثاني .
2- تكليف الشركة بتقديم عرض مرئي لأعضاء هذه اللجنة وقبل اجتماع اللجنة التنفيذية للبريد والاتصالات وتقنية المعلومات القادم بيوم واحد يوضح فيه إطار وآلية إجراء الدراسة.
ثالثاً النقل البريدي والمسائل الجمركية:
اطلعت اللجنة التوجيهية على محضر الاجتماع الأول لفريق النقل البريدي والمسائل الجمركية الذي عقد بتاريخ 20-21 فبراير 2007 م مسقط – سلطنة عمان, وفي إطار النمو المستمر لمسيرة التعاون بين دول المجلس وبناء على التعاون الوثيق والمتميز بين إدارات البريد والجمارك بدول المجلس , توصي اللجنة التوجيهية بما يلي :
1- الموافقة على مشروع الإجراءات الموحدة لمعاينة وفسح الإرساليات والطرود البريدية عبر المنافذ البرية لدول المجلس بالصيغة المرفقة .
2- تكليف الأمانة العامة بالتنسيق لعقد اجتماع مشترك بين أعضاء لجنة رؤساء ووكلاء ومدراء عامي البريد مع مسئولي الجمارك بدول المجلس لدراسة مشروع الإجراءات تمهيداً لاعتمادها .
3- تحويل فريق العمل إلى فريق عمل دائم تحت اسم فريق النقل البريدي والمسائل الجمركية.
رابعاً دراسة عمليات الشراء للوازم ومعدات البريد بدول المجلس :
اطلعت اللجنة التوجيهية على توصيات الاجتماع الرابع لفريق دراسة عمليات الشراء للوازم ومعدات البريد بدلو المجلس الذي عقد بتاريخ 12 -13 ديسمبر2006 م الأمانة العامة وتوصي اللجنة بما يلي :
1- اعتماد توصيات فريق العمل المذكور أعلاه .
2- تضمين إيصالات البـريد الممتاز في المناقصة رقم 1 لعام 2007م على أن تقوم كل إدارة بتحديد الكميات المطلوبة والتي تحتاجه من هذا الصنف علما بأن مؤسـسة البريد السعودي قد أبدت رغبتها في تأمين ( 500000) خمسمائة ألف نسخه من هذه الإيصالات.
خامساً توحيد وسائل الوصول للمواقع الالكترونية :
اطلعت اللجنة التوجيهية على محضر الاجتماع لأول لفريق عمل توحيد وسائل الوصول إلى المواقع الإلكترونية الخاصة بالخدمات البريدية الذي عقد بتاريخ 25 -26 فبراير 2007م الأمانة العامة , كما اطلعت على التصميم الذي اعد من قبل مؤسسة البريد السعودي ومرئيات الأمانة العامة حول الموضوع , وتوصي اللجنة التوجيهية بالموافقة على جميع التوصيات الخاصة بفريق العمل مع الأخذ في الاعتبار المرئيات الواردة من الأمانة العامة وتكليف فريق العمل باستكمال تنفيذ تلك التوصيات .
سادساً الخدمات المالية :
اطلعت اللجنة التوجيهية على محضـر الاجتماع الأول لفريق عمل الخدمات البريدية المالية الذي عقد بتاريخ 6-7 مارس 2007م الأمانة العامة وتوصي اللجنة التوجيهية بما يلي :
1- الموافقة على الاشتراك في نظام الخدمات المالية البريدية الدولية (ifs ) الذي يشغله اتحاد البريد العالمي .
2- تكليف الأمانة العامة بإشعار المكتب الدولي للاتحاد البريدي العالمي بهذا القرار والاستفسار عن المجالات التي يمكن أن يقدمها الاتحاد في مجالات التدريب وتقنية المعلومات ومدى إمكانية الاستفادة من موارد صندوق تحسين نوعية الخدمة ( qsf ) لتفعيل هذا النظام في دول المجلس وقد أبدت المؤسسة العامة للبريد بدولة قطر بتقديم دعمها بهذا الخصوص .
3- الموافقة على استخدام شبكة انستانس كاش المالية وغيرها من الشبكات لتقديم الخدمات المالية البريدية على أن يقدم مزود الخدمة اقتراحا بنسبة العمولة التي ستحصل عليها إدارات البريد بدول المجلس من كل سعر صرف وعمولة التحويل أخذاً في الاعتبار أحجام التحويلات بحيث تكون أسعارها منافسة وأفضل من تقدنه الشركات المالية الأخرى .
سابعاً المنتج الجديد للبريد الممتاز :
استذكرت اللجنة التوجيهية توصيات اجتماعها السابع عشر الذي عقد بتاريخ 12-13 نوفمبر 2007م بمدينة دبي بدولة الإمارات العربية المتحدة , كما اطلعت على التصور الشامل للوصف الوظيفي لمدير المشروع والذي أعدته مؤسسة البريد السعودي ومرئيات الدول الأعضاء حياله , وتبعاً لذلك توصي اللجنة التوجيهية بما يلي :
1- استمرار الدعم المالي والإداري لمنتج خليجي اكسبريس من قبل إدارات البريد بدول المجلس بما يضمن تحسين قدرته على المنافسة وزيادة حصته في السوق .
2- تكليف فريق عمل البريد الممتاز باستمرار البحث عن مدير مؤهل لمشروع يكلف بوضع خطط تسويقية للمنتج .
3- تكليف فريق العمل باستكمال إجراءات تقييم المتقدمين للمفاضلة بينهم .
ثامناً نوعية الخدمة ومعايير التوجيه :
اطلعت اللجنة التوجيهية على محضر الاجتماع الأول لفريق عمل الخدمة ومعايير التوجيه في مجال البريد بدول المجلس الذي عقد بتاريخ 12- 14 مارس 2007م بمدينة الدوحة بدولة قطر وتوصي اللجنة التوجيهية بما يلي:
أ – الموافقة على جميع توصيات فريق العمل المذكور وهي:
1- أهمية استبدال الأساليب التقليدية في اختبارات الجودة بأنظمة متطورة مثل نظام lyngsoe system وحث الدول الأعضاء على تطبيق هذه الأنظمة الحديثة والتنسيق فيما بينها بهذا الخصوص والتشجيع على استعمال صندوق تحسين نوعية الجودة المخصص من قبل اتحاد البريد العالمي للدول العربية.
2- اقتراح إنشاء قاعدة بيانات موحدة لأنظمة اختبار الجودة لدول المجلس على أن يتم ربطها مستقبلاً مع IPC.
3- أن يتم تأمين نظام موحد لجميع دول المجلس لخفض التكاليف وذلك انسجاماً مع قرار توحيد المشتريات لدول المجلس.
4- تغيير أوقات الاختبارات واختيار كل من شهر مايو ويونيو ويوليو للبريد العادي كمواعيد لإجراء تلك الاختبارات لعام 2007م وشهر فبراير ومارس وابريل لعام 2008م.
5- دعوة الإدارات البريدية إلى تكوين إرساليات مباشرة إلى جميع مكاتب التبادل الدولية الرئيسية لدول المجلس قدر الإمكان وهي على نحو التالي :
الإمارات ( دبي- أبو ظبي) البحرين ( المنامة ) السعودية ( الرياض – جدة – الدمام ) عمان (مسقط) قطر ( الدوحة) الكويت ( الكويت ) .
6- دعوة المختصين في مجال العمليات بدول المجلس لحضور الاجتماعات التي يتم من خلالها مناقشة نتائج اختبارات الجودة.
7- يفضل بالنسبة للدول التي يوجد فيها توزيع إلى محل الإقامة أن يتم استخدام بعض من تلك العناوين في الاختبارات.
8- على الإدارات تحديد المدن الرئيسية ومعايير مهل التوجيه الداخلية وجدول الرحلات الجوية مع دول المجلس وتزويدها إلى مركز إدارة الجودة في البريد القطري بحد أقصى شهر 30 مايو 2007م.
9- الاقتراح بان تكون جدولة الرحلات بين دول المجلس 7- 7 أيام في الأسبوع, حتى يمكن تطبيق المعيار3+d لعام 2007 م للبريد العادي.
10- على كل إدارة وضع حوافز للمشاركين في الاختبارات لضمان الدقة والمصداقية.
11- تكليف بريد الإمارات بإعداد ورقة عمل حول إستراتيجية وتوثيق فريق عمل نوعية الخدمة ومعايير التوجيه للبعائث البريدية لتطوير الجودة على صعيد دول المجلس بشكل عام.
12- حث الإدارات البريدية التي ليس لديها إدارة خاصة بالجودة الإسراع في إنشائها لما لذلك من أهمية في تحسين مستوى الخدمة والدخل , كما يوصي فريق العمل بان تقوم الإدارات البريدية التي لديها إدارة خاصة بالجودة على تفعيلها لتكون هي الجهة المختصة لمتابعة توصيات أعمال هذا الفريق.
13- تكليف المؤسس العام للبريد بدولة قطر بالبحث عن أنظمة اختبارات للخدمات البريدية الأخرى مثل البريد المسجل والممتاز والطرود.
14- يرى المشاركون ضرورة حضور جميع الدول الأعضاء الاجتماع لأهمية ذلك في اتخاذ القرارات.
15- تم الاتفاق على عقد الاجتماع القادم لفريق العمل في النصف الثاني من شهر أكتوبر 2007م.
16- نظراً لطبيعة عمل الفريق من حيث التطبيق العملي واختبار التجارب بين الدول الأعضاء يوصي المجتمعون بان يتم عقد اجتماعات دورية حسب التسلسل الأبجدي لدول المجلس.
ب – تكليف فريق العمل بوضع خطه للربط بين نوعية الخدمة وكل من نظام النفقات الختامية ونفقات عدم التوازن تطبق من بداية عام 2008م تكون منسجمة مع خطط ومعايير الاتحاد البريدي العالمي في هذا المجال أو أعلى منها.
تاسعاً ماستجد من أعمال :
1- أحاطت وفد مؤسسة البريد السعودي المجتمعين بعزمه على عقد المؤتمر الدولي الأول للتقنيات المعلوماتية والبريدية يومي 14-15 نوفمبر 2007م بمدينة جدة ودعي جميع الوفود للمشاركة في هذا المؤتمر العالمي الكبير.
2- أحيطت اللجنة علماً بما تقدم به وفد المؤسسة العامة للبريد بدولة قطر للاجتماع التاسع عشر للجنة التوجيهية والخاص بموضوع تكريم المدراء العامين السابقين لإدارات البريد بدول المجلس.
3- يرى المجتمعون أهمية حضور جميع رؤساء فرق العمل التابعة للجنة التوجيهية لاجتماعاتها وذلك للاستعانة بهم عند اللزوم.
4- نظراً لضرورة وحاجة عقد بعض الاجتماعات خارج مقر الأمانة العامة لذا ترى اللجنة التوجيهية أهمية حضور ممثلين عن الأمانة العامة لاجتماعات فريق العمل وغيره من فرق العمل المتخصصة, لما توفره الأمانة من جهد تنسيقي ومعلومات هامة.
تقدم المشاركون بجزيل الشكر لجميع المسئولين بمؤسسة البريد السعودي وعلى رأسها معالي الدكتور محمد صالح بن طاهر بنتن وجميع مساعديه على كرم الضيافة وحسن الاستقبال والذي كان له الاثر الكبير على نجاح الاجتماع.
رد مع اقتباس
