يجب على كل موظف بريد أن يكون على كفاءه عاليه ولديه القدره على ارضاء العملاء ومعالجة الشكاوي التى تصدرمنهم ‏بطريقه تجذبهم الى متابعة التعامل مع البريد بإستمرارولكي تنجزمعالجة أي شكوي إذا قابلتك فى عملك بنجاح عليك ‏إتباع خطة العمل التاليه"‏
‏1.‏ أصغ بعنايه الى الشكوي
‏2.‏ أطلب من العميل تحديدها مرة أخري وتأكد بأنك سمعتها بصورة صحيحه
‏3.‏ إعتذرللعميل
‏4.‏ قدرمشاعرالعميل ‏
‏5.‏ أشرح للعميل الإجراء الذي ستتخذه لمعالجة الشكوي
‏6.‏ أشكرالعميل بعرض الشكوي عليك ‏