معالي الرئيس . سعادة مدراء المناطق
بسم الله الرحمن الرحيم
والصلاة والسلام على سيدنا محمد وعلى آلة وصحبة أجمعين
بمناسبة الاجتماع المقرعقده بإذن الله يوم الأحد القادم ولاهية الاجتماعات لأنها تعتبر من أسرع وسائل الاتصال الفعال لأنها تقلل من المراسلات المكتوبة وانتظار ردودها وكذلك دورها المؤثر في التطوير واتخاذ القرارات وحل المشاكل .
وحتى يكون هذا الاجتماع على وجه الخصوص ناجحا ومثمرا وفعالاً لا بد للاجتماع من هدف أو غرض يعقد لأجله ويجب إن يكون واضحا للجميع .
معالي الرئيس
الاجتماعات الناجحة والمثمرة تنعكس إيجابيا على المشاركين فيها كنوع من التدريب المستمر لصقل مهاراتهم وتقوية شخصياتهم وتمكنهم من الإلمام بمنظومة العمل، وتثري معارفهم عن طريق تبادل الأفكار والخبرات. ومن الضروري تشجيع المشاركين في الاجتماع وتنمية التعاون بينهم وتقوية العلاقات الإنسانية بينهم وبث روح الحماس والمساهمة بالآراء والأفكار.
ومن مسئوليات رئيس الاجتماع معالجة التصرفات السلبية بحكمة، فقد يهيمن على الاجتماع أفراد ذوو شخصية متسلطة أو أفراد متنافسون يستحوذون على الاجتماع ولا يتركون فرصة للآخرين بالحديث .
ولضمان مصداقية وأهمية الاجتماع فلا بد أن ينتهي بقرارات محددة ومدونة ومن ثم تكليف من يقوم بتنفيذها ومتابعتها، وألا أصبحت هذه الاجتماعات عبارة عن (سوالف) ومضيعة للوقت والجهد. وأيضا ستؤدي إلى الملل وقلة حماس المشاركين في الحضور والمشاركة الفعالة. وذلك يؤدي إلى المقولة التي ترددت كثيرا (هذا الاجتماع مضيعة للوقت ولم نخرج منه بفائدة ) .
معالي الرئيس
في غاية الأهمية إن توضح لجميع مدراء المناطق ماهو المطلوب منهم بكل وضوح .
و توجيههم وحثهم على الآتي :
التركيز على تفعيل الأنظمة والبرامج البريدية وجعلها جل اهتمامهم .
اعتبار العمل متعة يتمتع بها لا ثقلاً على كاهله , وتفويض بعض الصلاحيات للمساعدين .
حب العمل الميداني والقرب من مواقع التنفيذ وتكثيف الزيارات الميدانية لهم على المكاتب البريدية وخاصة ( المراكز البريدية ) خارج المدن الرئيسة .
إفساح المجال لظهور الموظفين الأكفاء، حتى يتمكنوا من خدمة المؤسسة .
الاهتمام بالعلاقات الإنسانية مع زملائهم الموظفين والاهتمام بالروح المعنوية لهم .
تحفيز الموظفين ماديا ومعنويا.
الاهتمام والعناية بعملاء المؤسسة .
سعادة مدراء المناطق
في غاية الأهمية أيضا أن تكون مشاركتكم فعالة وصريحة وان يستثمر الاجتماع بطرح ومناقشة احتياج ومتطلبات إدارات المناطق الفنية والبشرية والمادية وغيرها من اجل تقديم الخدمات بالشكل المطلوب , ومن الخطاء تقديم صورة مغلوطة وغير صحيحة عن كل ما يتعلق بالعمل ومن الخطاء عدم طرح معوقات ومشاكل العمل لمناقشتها ووضع الحلول لها فمن حق معالي الرئيس أن يطلع مباشرة منكم على ذلك .
وندعو الله لكم بالتوفيق
رد مع اقتباس
