بسم الله الرحمن الرحيم
اذا نظرنا للمؤسسة من الخارج فنحن ننظر للمؤسسة انها فقط مجموعة رسائل وطرود ومبنى اسمنتي وموظفون ورئيس
هذا هو مشهد الانسان البسيط الذي يعيش خارج البريد وليس له اي علاقة في هذه النظرة سوى الرسائل والطرود وهمه
الوحيد ان تصله الرسائل والطرود باسرع وقت ممكن وفي احسن حال .
اذن تكون قاعدة البريد هي :
استلام الرسالة من العميل وايصالها الى المرسل اليه بأسرع وقت وفي أحسن حال
وفهم هذه القاعدة ينحصر كليا على مدير الادارة فهو المسئول عن البريد منذ استلامة من الكاونتر مرورا باقسام عديدة
حتى ايصالها الى المرسل اليه وهو المسئول عن تطوير ادارته وتعيين المسئولين والمشرفين على اقسام ادارته .
وفي الماضي كان من يعمل بهذه القاعدة ومن يقوم بهذا الدور هي الحمامة التي انتهت خدماتها وتم الاستغناء عنها بعد
تطور العالم ووصوله الى ما نحن عليه الآن .
ولا أبالغ عندما اقول ان الحمامة كانت تفهم وتطبق هذه القاعدة افضل من بعض المدراء والموظفين رغم انه لم يصرف
لها انتدابات او بدل سكن .
.
مــــــــــاهي خطـــــــــوات القـــــــــــاعدة وكيــــــــــف يتم التــــــــــــعامل معـــــــــها ؟
وهنا يأتي دور المشرف والموظف وكلا حسب موقعه
الخطوة الاولــى : الكاونتر
الخطوة الثانيـــة : قسم التصدير
الخطوة الثالثـــة : الترحيل الى المطار في مدينة المرسل
الخطوة الرابعـــة : الترحيل من المطار في مدينة المرسل اليه
الخطوة الخامسة : قسم الوراد
الخطوة السادسة : التوزيع
شــــــــــرح خطــــــوات القاعــــــــــــــدة
هذه الخطوات تتطلب السرعة في الانجاز وهذا يعتمد اعتماد كبير على المشرف فهو القريب من العمل ويعلم كل صغيرة
وكبيرة في القسم ويعلم اين يكمن ضغظ العمل وكيف تتم معالجتة ووضع الموظفين كلا حسب امكانياته واهميته وقدراته
وهو من يقوم بربط هذه الخطوات مع بعضها البعض لانهاء العمل باسرع وقت ممكن .
نبدأ بالكاونتر وهو الواجهة التي من خلالها يكسب البريد العملاء بالاحترام والصبر والاناقة واهم ما يتحمله موظف الكونتر
هو كتابة العنوان الصحيح على الرسالة سواء كان البريد مسجل او عادي او ممتاز
اذن ثلاثه عناصر مهمه في موظف الكاونتر :
الصبر _ الاناقة _ كتابة العنوان الصحيح
التصدير وهو مركز توجية البريد ويعتبر التصدير نواة البريد لانه يستقبل جميع الرسائل المرسلة من جميع فروع ومكاتب
البريد في الرياض والخطأ فيه غير مسموح مهما كانت الاعذار فليس من المعقول ان تكون الرسالة معنونه على امريكا
وبالخطأ يقوم الموظف بارسالها الى تركيا
وهنا ثلاثة عناصر مهمة في موظف التصدير :
التركيز _ الاهتمام _ النشاط
الترحيل وهو استقبال الاكياس البريدية مع االتدقيق على سلامة الاكياس وربطة العنق ومن ثم تسجيل بيانات الاكياس
وهو يتطلب الى مكان واسع المساحة لاحتواء عدد كبير من الاكياس المحملة بالبريد .
وهنا يتطلب عنصران للموظف :
النشاط _ الاهتمام
الوارد وهو مركز مهم جدا يتم فيه استقبال الاكياس وفتحها وتوجية جميع الرسائل القادمة من جميع مدن المملكة ودول
العالم الى التوزيع والصناديق ومعالجة الرسائل المعنونة بالخطأ ويعتبر الوارد اهم مركز في البريد من حيث فرز الرسائل
بالطريقة الصحيحة والسليمة التي تختصر على الموظف الوقت في تسليمها الى اصحابها .
وهنا يتطلب ثلاثة عناصر مهمة للموظف :
سرعة الاداء _ النشاط _ الاهتمام
التوزيع وهو يقوم بتوزيع الرسائل الى اصحابها سواء في الشركات او المؤسسات او الجهات الحكومية او المنازل
والتوزيع يعتبر واجهة اخرى للبريد من حيث الاحترام والاناقة
وهنا يتطلب أربعة عناصر مهمة للموظف :
الاناقة _ النشاط _ الاهتمام _ سرعة الاداء
الاستنتاج :
1 _ مشرف القسم يتحمل الجزء الاكبرفي ربط شبكة الخطوات الستة لكي يتم سرعة انجاز العمل ونقل البريد من قسم
الى قسم اخر بدون تأخير .
2_ الموظف مطالب بالاهتمام والتركيز والنشاط وسرعة الاداء
3_ مدير الادارة يتعين علية البحث والتطوير في ادارته ومعرفة انتاج جميع المشرفين والموظفين الذين يعملون في
في ادارته ومكافاة المتميز ونقل الغير صالح الى ادارة ادارية لا تتطلب العمل الميداني والعدل .
4_ شكرا للزميلة حمامة على ماقدمته من خدمات في توصيل الرسالة ..
رد مع اقتباس
